Perencanaan dan Pengawasan Produksi (Production Planning and Control)

Perencanaan dan Pengawasan Produksi (Production Planning and Control) – Untuk mencapai operasional yang efisiensi, efektif dan ekonomis di unit kerja manufaktur pada suatu perusahaan, setiap organisasi atau perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur perlu mengintegrasikan perencanaan produksi (Production Planning) dan sistem pengawasan produksi (Production Control) menjadi satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan.  Perencanaan dan Pengawasan atau sering disingkat dengan PP&C (Production Planning and Control) merupakan suatu fungsi dalam suatu perusahaan manufaktur yang menangani berbagai masalah produksi seperti menangani masalah rendahnya produktivitas produksi, Manajemen Persediaan (Inventory), Penjadwalan hingga pemanfaatan sumber daya perusahaan.

Perencanaan Produksi diperlukan untuk penjadwalan, pengiriman, pemeriksaan, manajemen mutu, manajemen persediaan, manajemen rantai pasokan dan manajemen penggunaan mesin dan peralatan kerja. Sedangkan Pengendalian Produksi memastikan bahwa tim produksi dapat mencapai target produksi yang dibutuhkan, pemanfaatan sumber daya yang optimal serta manajemen kualitas dan penghematan biaya.
Baca juga : Hubungan antara Perencanaan dan Pengendalian.

Manfaat Perencanaan dan Pengawasan Produksi (Production Planning and Control)

Perencanaan dan Pengendalian merupakan unsur yang sangat penting untuk keberhasilan suatu unit operasi. Perencanaan dan Pengendalian Produksi diperlukan untuk mencapai :

1. Pemanfaatan yang efektif terhadap sumber daya perusahaan.
2. Untuk mencapai tujuan produksi yang berhubungan dengan kualitas, kuantitas, ketepatan waktu pengiriman dan biaya.
3. Mendapatkan aliran produksi yang tidak terputus untuk memenuhi berbagai kebutuhan pelanggan sehubungan dengan kualitas dan jadwal pengiriman yang dijanjikan.
4. Untuk membantu perusahaan menyediakan produk berkualitas baik kepada pelanggan secara berkelanjutan dengan harga yang bersaing.

Perencanaan Produksi (Production Planning)

Perencanaan Produksi merupakan salah satu bagian penting dari Production Planning and Control ini. Perencanaan Produk berhubungan dengan konsep dasar tentang apa yang harus diproduksi, kapan harus diproduksi dan berapa banyak yang harus diproduksikan serta sumber daya apa saja yang harus dipergunakan untuk melakukan produksi.

Perencanaan Produksi adalah kegiatan pra-produksi yaitu menentukan persyaratan manufaktur seperti tenaga kerja, material, mesin dan proses-proses manufakturnya.  Perencanaan produksi dapat didefinisikan sebagai penentuan, perolehan dan pengaturan semua fasilitas yang diperlukan untuk memproduksi produk.  Perencanaan Produksi akan memperkirakan permintaan dan kemudian menetapkan jadwal dan semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target yang digunakan.

Tujuan dari Perencanaan Produksi adalah sebagai berikut :

1. Untuk memastikan Kuantitas dan Kualitas yang tepat dari bahan baku, peralatan dan sebagainya tersedia selama masa produksi.
2. Untuk pemanfaatan kapasitas sesuai dengan ramalan permintaan (demand forecast).

Perencanaan Produksi yang dilakukan dengan baik akan dapat memastikan proses produksi berjalan dengan lancar sehingga memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan atau organisasi seperti berikut ini :

1. Organisasi atau perusahaan dapat mengirimkan produk secara teratur dan tepat waktu sesuai dengan yang dibutuhkan pelanggan.
2. Pemasok mendapatkan informasi lebih awal tentang kebutuhan bahan baku dan bahan penolong sehingga mengurangi investasi dalam persediaan.
3. Dapat meningkatkan efisiensi dalam produksi sehingga mengurangi biaya produksi secara keseluruhan.

Production Planning atau Perencanaan Produksi menangani dua strategi dasar yaitu Perencanaan Produk yang akan dihasilkan (Product  Planning) dan juga Perencanaan Proses Produksinya (Process Planning). Perencanaan Produksi dilakukan berdasarkan tiga tingkat waktu yang berbeda yaitu Perencanaan Jangka Panjang yang berhubungan dengan perencanaan fasilitas produksi, investasi modal, perencanaan lokasi dan lain sebagainya. Perencanaan Produksi Jangka Menengah berkaitan dengan peramalan permintaan dan perencanaan kapasitas sedangkan Perencanaan Produksi Jangka Pendek adalah perencanaan yang berhubungan dengan kegiatan operasional sehari-hari.

Pengawasan Produksi (Production Control)

Tidak semua perencanaan mendapatkan hasil yang sesuai dengan apa yang telah direncanakan, oleh karena itu diperlukan pengawasan atau pengendalian terhadap produksi agar penyimpangan dari  perencanaan dapat diminimalisasikan. Dengan kata lain, Pengawasan atau Pengendalian Produksi ini adalah kegiatan untuk memastikan semua sumber daya yang direncanakan telah digunakan sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan, produksi berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan.

Beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya penyimpangan terhadap perencanaan produksi adalah seperti berikut ini :

1. Tidak tersedianya bahan baku maupun bahan penolong (karena kekurangan, masalah kualitas dan lain-lainnya).
2. Terjadinya Kerusakan mesin, peralatan kerja maupun fasilitas produksi lainnya.
3. Perubahan permintaan (pembatalan pesanan, penambahan pesanan ataupun perubahan waktu pengiriman).
4. Ketidakhadiran pekerja.
5. Kurangnya kordinasi dan komunikasi antar unit kerja atau pemasok/pelanggan.

Apabila terjadi penyimpangan antara kenyataan dan perencanaan pada produksi, maka manajemen harus mengambil tindakan korektif terhadap penyimpangan tersebut. Dengan demikian, Pengawasan atau Pengendalian Produksi meninjau perkembangan produksi dan mengambil langkah-langkah korektif untuk memastikan bahwa produksi berjalan dalam perencanaan yang ditentukan.

Adapun manfaat dari Pengawasan Produksi adalah :

1. Memastikan kelancaran semua aliran proses produksi.
2. Memastikan penghematan biaya produksi sehingga dapat meningkatkan laba perusahan.
3. Mengendalikan sumber daya.
4. Mempertahankan standar kualitas melalaui siklus hidup produksi.

Pengawasan Produksi tidak sama di semua organisasi atau perusahan. Pengawasan Produksi tergantung pada faktor-faktor berikut ini :

1. Sifat Produksi (berorientasi pekerjaan, berorientasi layanan)
2. Sifat Operasi
3. Ukuran Operasi

Dengan demikian, dapat kita menarik kesimpulan bahwa Perencanaan dan Pengawasan Produksi atau Production Planning dan Control sangat penting untuk kepuasan pelanggan dan keberhasilan keseluruhan dari sebuah organisasi.