Kick Off Meeting (Pertemuan Perdana) dalam Memulai Proyek Baru

Kickoff Meeting (Pertemuan Perdana) dalam Manajemen Proyek

Kick Off Meeting (Pertemuan Perdana) dalam Memulai Proyek Baru – Sebelum memulai suatu proyek baru, kita perlu melakukan suatu kegiatan penting yaitu mengadakan Pertemuan Perdana yang biasanya disebut dengan Kick Off Meeting. Jadi pada dasarnya, Pertemuan Perdana atau Kick Off Meeting adalah Pertemuan resmi pertama sekelompok orang yang akan bekerjasama dalam sebuah proyek. Yang dimaksud dengan sekelompok orang ini dapat berupa tim proyek dan pemangku kepentingan yang bisa saja berasal internal ataupun eksternal organisasi.

Kick Off Meeting merupakan kegiatan yang sangat penting untuk memastikan bahwa semua karyawan ataupun pihak yang berkepentingan memahami tujuan dan ruang lingkup proyek, pengenalan anggota kelompok kerja beserta garis besar kegiatan yang akan dilaksanakan dan juga tenggat waktunya. Kickoff Meeting ini merupakan kesempatan untuk mempertemukan dan mendapatkan orang yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat untuk melakukan sinkronisasi dan mendiskusikan segala sesuatu yang akan memandu proyek yang bersangkutan untuk mencapai keberhasilan dan kesuksesan.
Baca juga : Pengertian Manajemen Proyek (Project Management) dan Karakteristiknya.

Agenda Kick Off Meeting

Agar Kick Off Meeting yang diadakan dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan hasil yang diharapkan. Manajer Proyek harus menyusun daftar kegiatan pertemuan secara berurutan. Daftar kegiatan pertemuan ini biasanya disebut dengan Agenda. Berikut ini adalah agenda kick-off meeting pada umumnya.

1. Pengenalan

Suatu proyek bisa saja melibatkan banyak perusahaan, departemen, unit kerja dan kelompok kerja. Oleh karena itu, agenda pertama dalam Kick Off Meeting adalah memperkenalkan setiap orang yang berada di dalam Kickoff meeting ini. Hal ini dapat membantu meningkatkan kenyamanan dalam pertemuan dan menciptakan suasana yang lebih kolaboratif terutama pada orang-orang yang menghadiri Kick-off meeting ini.

2. Ringkasan tentang Proyek

Setelah memperkenalkan setiap orang yang berada dalam pertemuan perdana ini, langkah selanjutnya adalah memberikan paparan ringkas tentang proyek yang akan dijalankan. Mulai latar belakang proyek, anggaran proyek hingga pada tujuan dan Visi Misi pada proyek ini.

3. Ruang Lingkup dan Hasil yang diinginkan

Agar Proyek berjalan sesuai dengan harapan dengan tenggat waktu yang diberikan, Setiap orang dalam Proyek harus memahami apa yang termasuk atau yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek ini dan hasil apa yang diharapkan dari tim proyek ini. Dalam Agenda ini juga membahas tentang garis besar prosedur dan aturan pada proyek yang akan dijalankan.

4. Peran dan Tanggung Jawab

Setelah membahas ruang lingkup, tujuan dan hasil proyek, perlu diidentifikasi setiap kelompok, tim atau individu yang akan mengerjakan dan/atau yang memantau proyek. Berikan uraian singkat tentang tanggung jawab dan tugas mereka di setiap tahap proyek. Jika semua orang mengerti apa yang diharapkan dari mereka, manajer proyek tidak perlu menghabiskan banyak waktu dikemudian hari hanya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang tidak perlu.

5. Jadwal Waktu (Time Schedule)

Setiap proyek pasti memiliki batas waktunya, Manajer Proyek atau ketua tim proyek harus menentukan jadwal waktu untuk setiap fase proyek dan komunikasikan ke setiap anggota timnya. Periksa kembali tugas-tugas spesifik dan diskusikan waktu yang harapkan dari setiap tugas. Peserta diharapkan untuk memberitahukan ke Manajer Proyek apabila merasa ada tugas yang diberikannya tidak tepat atau tugas yang diberikan tersebut memerlukan waktu penyelesaian yang lebih lama ataupun untuk mengantisipasi adanya masalah dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Perkuat faktor-faktor kunci yang memengaruhi keberhasilan proyek dan berikan penjelasan tentang mengapa faktor-faktor ini penting.

6. Komunikasi

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam penyelesaian proyek. Manajer Proyek perlu menentukan jadwal rapat selanjutnya dan jalur atau metode komunikasi apa yang harus digunakan. Berikan Metode Komunikasi yang paling efisien dan efektif dalam proyek ini, seperti komunikasi melalui E-mail, Intranet Perusahaan, Telepon, Aplikasi Chatting (wechat, whatsapp, messanger, LINE dan lain-lainnya) atau melalui pembaruan informasi melalui situs web manajemen proyek tertentu. Pastikan semua informasi untuk metode komunikasi seperti nomor telepon, alamat email, id chatting ataupun tautan lainnya sudah diberikan kepada semua tim proyek atau pemangku kepenting proyek ini.

7. Tanya Jawab (Q&A)

Terakhir, tanyakan kepada semua peserta Kickoff Meeting ini apakah masih ada yang belum jelas ataupun masalah lain yang terlewati yang belum dibahas dalam Kickoff Meeting ini. Inilah waktu khusus yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari peserta rapat.

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*