Pengertian Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian

Pengertian Pengendalian (Controlling) dan Empat Langkah Pengendalian – Pengendalian atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Controlling merupakan salah satu fungsi penting manajemen yang harus dilakukan oleh semua manajer untuk mencapai tujuan organisasinya. Pengendalian dapat diartikan sebagai fungsi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan dalam organisasi  dilakukan sesuai dengan yang direncanakan. Fungsi Pengendalian atau controlling ini juga memastikan sumber-sumber daya organisasi telah digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasinya.

Menurut Jones and George (2003:331) mengenai pengertian pengendalian (controlling) ini, Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak bekerja.

Fungsi Pengendalian pada dasarnya dilakukan di semua jenis organisasi baik yang berupa komersial maupun yang non-komersial dan dilakukan di semua tingkatan manajemen yaitu manajemen puncak, manajemen tingkat menengah maupun manajemen tingkat bawah. Fungsi Pengendalian akan membandingkan kinerja aktual organisasi dengan standar yang ditentukan, menemukan penyimpangan dan upaya untuk mengambil tindakan korektif. Dalam fungsi pengendalian ini juga membantu merumuskan perencanaan di masa yang akan datang. Dengan demikian, Fungsi pengendalian akan membantu dalam membawa siklus manajemen kembali ke perencanaan.
Baca juga : Pengertian Perencanaan (Planning) dan Jenis-jenis Perencanaan.

Empat Langkah dalam Pengendalian Manajemen

Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu menetapkan standar, mengukur kinerja, membandingkan kinerja nyata dengan standar yang ditentukan dan mengambil tindakan koreksi (perbaikan) jika terjadi penyimpangan. Berikut ini adalah pembahasan singkat mengenai empat langkah dalam proses pengendalian organisasi.

Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara keseluruhan. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau unit kerja dari organisasi tersebut.

Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu Tangible dan Intangible.

• Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat diukur dan nyata. Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur (Measurable Standards). Standar Terukur yang ditentukan oleh Manajemen dapat berupa Standar waktu  yang harus dicapai (Time), standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa pasar (Market Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang harus dicapai (Profit).
• Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah standar yang tidak dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar Intangible ini lebih sulit diukur jika dibandingkan dengan standar tangible. Contohnya Standar Intangible seperti sikap dan tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang karyawan, kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.

Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya penetapan standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan berdasarkan standar yang ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.

Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja. Manajemen akan dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun kriteria kinerja telah ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur harus terdefinisi dengan baik dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini. Misalnya, jika kita menentukan standar produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi (%), kita harus tetap menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak boleh menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk mengukurnya.

Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan (Comparison of actual and standard performance)

Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan merupakan langkah yang sangat penting. Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada dasarnya adalah langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif yang harus dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara kinerja aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang Manajer harus mengetahui dua hal dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan.

Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan penyimpangan minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan penyimpangan utama yang harus segera mengambil tindakan yang serius.  Sebagai contoh, jika biaya alat-alat tulis terjadi kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat cacat produksi bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah mengetahui penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective Action)

Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya adalah mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan kecil yang masih dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan korektif. Namun jika penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan besar yang telah melampai batas yang dapat diterima maka harus segera mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-tindakan pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.

Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat diterima adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%. Tingkat kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan tingginya tingkat kecacatan produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan diketahuinya penyebab terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di kemudian hari.