Pengertian Pengorganisasian (Organizing) dan Prinsip Pengorganisasian

Pengertian Pengorganisasian (Organizing) dan Prinsip Pengorganisasian – Pengorganisasian atau Organizing merupakan salah satu dari 4 fungsi Manajemen. Umumnya, Fungsi pengorganisasian dilakukan setelah fungsi Perencanaan (planning). Hal ini dapat dilihat dari urutan 4 fungsi manajemen yang meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pemimpinan dan Pengendalian yang dalam bahasa Inggris biasanya disebut dengan POLC (Planning, Organizing, Leading and Controlling).

Untuk membahas lebih lanjut mengenai pengorganisasian, kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dnegan Organisasi yaitu kata dasar dari istilah “Pengorganisasian” ini. Menurut Dian Wijayanto (2012:126), Organisasi adalah kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama secara terstruktur untuk mencapai tujuan. Tujuan organisasi merupakan hasil keputusan yang disusun pada fase perencanaan. Jadi disini lebih jelas dikatakan bahwa pengorganisasian akan dilaksanakan setelah adanya Perencanaan.

Sedangkan Pengorganisasian atau Organizing adalah suatu proses untuk penentuan, pengelompokkan, pengaturan dan pembentukan pola hubungan kerja dari orang-orang untuk mencapai tujuan organisasinya. Menurut Schermerhorn (1996:218), Pengorganisasian adalah proses mengatur orang-orang  dan sumber daya lainnya untuk bekerja ke arah tujuan bersama. Dalam pengorganisasian, penyusunan struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting agar setiap orang yang berada dalam organisasi tersebut mengetahui dengan jelas tugas atau pekerjaan, tanggung jawab, hak dan wewenang mereka.
Baca juga : Pengertian dan Bentuk-bentuk Struktur Organisasi.

Lima Prinsip Pengorganisasian (Organizing Principles)

Untuk dapat melakukan fungsi pengorganisasian secara efektif, seorang manajer sebaiknya memiliki pedoman tertentu sehingga mereka dapat mengambil keputusan dan bertindak sesuai dengan keputusan yang diambil tersebut. Berikut ini adalah prinsip-prinsip pengorganisasian yang dapat digunakan supaya fungsi pengorganisasian dalam manajemen dapat dilaksanakan dengan efektif.

1. Prinsip Spesialisasi kerja (Work Specialization)

Prinsip ini sering disebut juga Prinsip Pembagian Kerja atau Division of Work, ada juga yang menyebutnya Division of Labour.Yang dimaksud dengan Spesialisasi kerja adalah pembagian tugas-tugas atau pekerjaan yang kompleks menjadi beberapa sub-pekerjaan atau bagian kepada karyawannya. Setiap karyawan dilatih untuk melakukan tugas-tugas tertentu yang berkaitan dengan spesialisasinya sehingga mereka memiliki kualifikasi dan kemampuan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang diberikan tersebut.

Keuntungan dari Spesialisasi pekerjaan atau Pembagian kerja ini adalah meningkatkannya produktivitas dan dapat melakukan pekerjaan dengan efisien karena setiap karyawan melakukan tugas yang sama setiap harinya sehingga kecepatan kerja dan kualitas kerja dapat terjaga dengan baik. Namun di sisi lain, ketergantungan organisasi terhadap karyawan tersebut akan menjadi sangat tinggi dan juga menimbulkan kebosanan karyawan akan rutinitas pekerjaan yang sama dan berulang-ulang. Kebosanan karyawan tersebut lama kelamaan akan dapat menyebabkan tingginya tingkat ketidakhadiran (absen) dan tingkat pergantian tenaga kerja (employee turnover) yang tinggi juga. Oleh karena itu, banyak perusahaan/organisasi yang melakukan rotasi pekerjaan untuk mengurangi ketergantungan pada orang-orang tertentu dan untuk menghindari kebosanan akan rutinitas yang sama dan berulang-ulang.

2. Prinsip Otoritas atau Wewenang (Authority)

Otoritas atau wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, membuat keputusan, memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu (atau tidak melakukan sesuatu), dan hak untuk mengalokasikan sumber daya atas nama organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan prinsip ini, semua fungsi, tugas, wewenang dan hubungan antara manajer dan bawahannya harus didefinisikan dan ditentukan secara jelas. Pengklarisifikasian hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) dapat membantu organisasi mencapai koordinasi yang lebih baik dan lebih efektif.

3. Prinsip Rantai Komando (Chain of Command)

Rantai Komando merupakan konsep penting untuk membangun suatu struktur organisasi yang kuat. Rantai Komand atau Chain of Command dapat diartikan sebagai garis kewenangan tanpa putus yang membentang dari puncak manajemen ke karyawan level terendah serta mejelaskan siapa yang harus bertanggung jawab dan melapor kepada siapa. Jadi pada dasarnya dapat dikatakan bahwa Rantai Komando adalah aliran pelaporan. Misalnya seorang Operator produksi harus melapor ke Leader Produksi, Leader produksi harus melapor ke Supervisor produksi, kemudian Supervisor produksi harus melapor ke Manajer dan Manajer Produksi harus melapor ke Direktur Operasional.

Tanggung jawab dan garis kewenangan tanpa putus ini berdasarkan dua prinsip penting yaitu Unity of Command (Kesatuan Komando) dan Scalar Chain (Jenjang berangkai). Berdasarkan Prinsip Kesatuan Komando, Karyawan seharusnya hanya menerima perintah dari seorang atasan saja dan juga bertanggung jawab kepada satu atasan saja. Jika terlalu banyak Atasan yang memberikan perintah, karyawan yang bersangkutan akan sulit untuk membedakan prioritasnya. Hal ini juga akan menimbulkan kebingungan dan tidak fokus pada tugas yang diberikannya. Sedangkan Scalar Chain adalah garis vertikal  wewenang dari atas sampai ke bawah. Setiap karyawan harus menyadari posisi mereka di dalam Hirarki Organisasi. Garis wewenang ini akan menunjukan apa yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya.

4. Prinsip Pendelegasian Wewenang (Delegation)

Pendelegasian wewenang merupakan salah satu hal yang penting dalam organisasi. Tanpa adanya pendelegasian wewenang, seorang manajer harus mengerjakan sendiri semua pekerjaannya. Keberhasilan seorang manajer pada dasarnya sangat tergantung pada kemampuannya untuk mendelegasikan wewenang dan pekerjaan kepada bawahannya.

Pendelegasian wewenang dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dari seorang manajer kepada bawahannya untuk melakukan sesuatu atau wewenang untuk pengambilan suatu keputusan.

5. Prinsip Rentang Kendali (Span of Control)

Rentang Kendali (Span of Control) atau sering disebut juga dengan Rentang Manajemen (Span of Management) adalah Jumlah Karyawan atau bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang atasan dalam satu waktu, atasan yang dimaksud tersebut dapat berupa seorang Supervisor ataupun Manajer.

Rentang kendali ini sangat penting dalam mengetahui desain dan dinamika kelompok pada organisasi yang bersangkutan. Rentang kendali pada suatu unit kerja (departement) dapat berbeda dengan unit kerja lainnya meskipun dalam satu organisasi yang sama. Tidak ada angka atau jumlah yang pasti terhadap rentang kendali ini, hal ini karena setiap organisasi memiliki desain dan bentuk yang berbeda-beda juga. Disamping itu, pengalaman dan kepribadian manajer serta kemampuan dan perilaku bawahan juga mempengaruhi jumlah rentang kendali ini.

Rentang kendali yang sempit akan mempermudah seorang manajer untuk melakukan supervisi terhadap bawahannya dan memperlancar komunikasi dengan bawahannya, sedangkan rentang kendali yang lebar dapat memberikan kesempatan yang lebih banyak kepada bawahannya dan melatih bawahannya lebih independen/mandiri.